Desk check-in

Als onderdeel van de Klantcommunicatie module, geeft de desk check-in klanten de mogelijkheid om de overeengekomen werkzaamheden goed te keuren. De klanten hebben nu de mogelijkheid om de gegevens over een afspraak digitaal goed te keuren via een gekoppelde tablet die aan de klant is overhandigd. Met deze module kun je de transparantie verbeteren en het proces naar een volledig papierloze werkplaats voltooien. 

Aan de slag

Om de Desk check-in voor uw locatie te configureren:

1. Neem contact op met support@claireit.eu 
2. Bepaal het aantal tablets dat u wilt gebruiken en informeer ons support team. Eenmaal geconfigureerd als balietablet, worden ze naar uw locatie verzonden.
3. Lever ons team een url naar een afbeelding die u wenst weer te geven op de hoofdpagina van de tablets.

Hoe het werkt?

Het desk check-in tablet activeren

De eerste stap is ervoor te zorgen dat de optie "Gebruik balie tablets" is ingeschakeld op uw profielaccount.

De balietablet koppelen aan een account

Open de desk check-in app op één van de tablets die Claire heeft geleverd als balie tablets:

 

Login met het Google-account dat al voor dit apparaat is geconfigureerd.

Selecteer uw profiel:

Nadat de koppeling is geslaagd, wordt de afbeelding weergegeven die vooraf is geselecteerd door uw locatie om aan te geven dat het apparaat nu is geactiveerd en klaar voor gebruik.

Let op: Als op uw locatie geen enkele receptionist de optie "Gebruik balie tablets" heeft ingeschakeld, verschijnt het volgende bericht:

Desk check-in verzenden

Zodra een klant binnenkomt, open de werkorder op uw desktop en klik op de knop in de rechterbovenhoek op het tablet icoontje:

Het volgende scherm op de desktop wordt geopend:

Selecteer nu met behulp van het oogpictogram de interventies/vragen die u zichtbaar wilt hebben op de tablet.

Groene ogen zijn zichtbaar en rode ogen zijn niet zichtbaar voor de klant.

Let op: Bij desk check-uit, wordt het oogje standaard groen gezet op controlepunten die goedgekeurd zijn bij de klant (duimpje omhoog) 

Nadat uw keuze is gemaakt, klikt u op "Verzenden" zodat de communicatie zichtbaar is op de tablet die aan de klant is gepresenteerd.

Er verschijnt dan een pop-up waarop u op de knop kunt klikken die wordt aangegeven met de rode pijl. Hiermee kunt u dezelfde Desk-communicatie op een nieuw tabblad openen. Zo kunt u zien wat de klant ziet op de tablet. De communicatie is in het alleen-lezen formaat.

Desk check-in beantwoorden

Zodra de communicatie naar de balie tablet is verzonden, kan de klant de afspraakinformatie van de desk check-in / uit controleren.

Desk check-in kan je versturen in alle statussen van de afspraak.

Desk check-uit kan je alleen versturen op de statussen Auto gereed of Kwaliteitscontrole.

Klant kan alleen goedkeuren of weigeren als het item niet gerepareerd is of het geen Desk check-out betreft.

Afspraak informatie scherm

De klantinformatie geldt voor het eerste beschikbare contact dat in de WO wordt opgegeven:

1. Bestuurder
2. Eigenaar
3. Contractant
   

Het telefoonnummer wordt getoond in onderstaande volgorde: 

1. Zakelijk telefoon
2. Zakelijk mobiel
3. Privé telefoon
4. Privé mobiel
   

E-mailadres wordt getoond in onderstaande volgorde:

1. E-mail privé
   
2. E-mail zakelijk
   

Scherm voor geplande services, noodzakelijke en geadviseerde punten

Scherm voor naam, handtekening, totaal bedrag en overeenkomsten

Er moet een naam en een handtekening worden ingevoerd. Als de naam van een berijder is gekoppeld aan de werkorder, wordt deze standaard weergegeven in het naamveld.

De applicatie heeft geen uitlogknop, het is zo ontworpen om te voorkomen dat klanten per ongeluk uitloggen tijdens het inchecken.

Bevestiging bekijken

Na bevestiging wordt Claire op de volgende manieren bijgewerkt:

1. Afspraak-status wordt bijgewerkt naar Auto in werkplaats
2. Er verschijnt een nieuw log op de afspraak
   
3. Naam van de eigenaar/bestuurder/contractant wordt blauw gemarkeerd

Op de pagina met afspraakdetails zal de geweigerde interventie de notitie "VERWIJDERD door klant" hebben, zoals weergegeven in de onderstaande afbeelding:

In het desk communicatie logboek is een nieuw tabblad zichtbaar met alle informatie die is goedgekeurd en verstrekt door de klant:

In het klantcommunicatielogboek worden prijzen weergegeven als 0,00 euro als ze niet zichtbaar waren op de balietablet.

Let op: Prijzen zijn niet zichtbaar op de balietablet als:

1. De instelling voor uw locatie is geconfigureerd om prijzen voor DMS-interventies te verbergen.
2. De instelling voor klantcommunicatie is om de prijs van interventies te verbergen voor een afspraak die verband houdt met een leasemaatschappij.
3. De prijs lager is dan 0,01 euro.

Op de afsprakenlijst pagina wordt, zodra de balie is ingecheckt, het veld voor de naam van de eigenaar/bestuurder/aannemer blauw gemarkeerd.

• Related Articles

• Using Desk Communication

  The Desk communication tool gives customers the opportunity to approve the agreed work. It accomplishes this by giving you the option to share the data about an appointment digitally to a paired tablet that was handed to your customer. Therefore ...

• Tablet account opzeggen

  Om een tablet account te kunnen deactiveren zal onze hardware (de tablet) eerst naar ons geretourneerd moeten worden. Zodra deze in ons bezit is zal het account worden gedeactiveerd en wordt deze bij de eerstkomende facturatieronde niet meer belast. ...

• Problemen met de App Claire op de tablet

  Ervaren jouw collega's ook problemen met traagheid? Gebeurt het op een specifieke tijdstip? Bij welke handelingen ervaar je vertraging? Bijvoorbeeld bij het laden van foto's of bij het versturen?   Kan je het wifinetwerk checken door Wifiman te ...

• Check gereed - Best practice

  Check gereed zonder gevonden items Je kunt deze status herkennen aan het volgende icoon: Werkorder wordt gepland op de afspraak datum: Controlelijsten worden uitgevoerd op de tablet, maar er worden geen items gevonden. De werkzaamheden kunnen gereed ...

• Introduction to the Online Check-in tool

  Purpose As part of the Customer Communication module,  the Online Check-in tool gives customers the opportunity, prior to their appointment, to approve the agreed work. Moreover, the customer will be automatically offered additional activities or ...