Balie check-in

Als onderdeel van de Klantcommunicatie module, geeft de desk check-in klanten de mogelijkheid om de overeengekomen werkzaamheden goed te keuren. De klanten hebben nu de mogelijkheid om de gegevens over een afspraak digitaal goed te keuren via een gekoppelde tablet die aan de klant is overhandigd. Met deze module kun je de transparantie verbeteren en het proces naar een volledig papierloze werkplaats voltooien.

Aan de slag

Om de Desk check-in voor uw locatie te configureren:

1. Neem contact op met support@claireit.eu 
2. Bepaal het aantal tablets dat u wilt gebruiken en informeer ons support team. Eenmaal geconfigureerd als balietablet, worden ze naar uw locatie verzonden.
3. Stuur ons een URL naar een afbeelding die u wilt weergeven op de hoofdpagina van de tablets (formaat: 788 × 1840).
   

Hoe het werkt?

De desk check-in tablet activeren

Zorg ervoor dat de optie 'Gebruik balie tablets' is ingeschakeld op uw profielaccount.

De balietablet koppelen aan een account

Open de desk check-in app op één van de tablets die Claire heeft geleverd als balie tablets:

 

Login met het Google-account dat al voor dit apparaat is geconfigureerd.

Selecteer uw profiel:

Nadat de koppeling is geslaagd, wordt de door uw locatie geselecteerde afbeelding weergegeven om aan te geven dat het apparaat is geactiveerd en klaar is voor gebruik.

Let op: Als op uw locatie geen receptionist de optie 'Gebruik balie tablets' heeft ingeschakeld, verschijnt het volgende bericht:

Desk check-in verzenden

Open de werkorder op uw desktop en klik op de knop in de rechterbovenhoek op het tablet icoontje:

Het volgende scherm wordt geopend:

Selecteer nu met behulp van het oogpictogram de interventies/vragen die u zichtbaar wilt hebben op de tablet. Groen betekend zichtbaar voor klant en rood betekend niet zichtbaar voor klant. Standaard staat het oogje op groen bij controlepunten die door de klant zijn goedgekeurd (Duimpje omhoog).

Balie check-in notities toevoegen

Het is mogelijk om voor de balie check-in extra notities toe te voegen aan de werkorder en om aan te geven dat de klant wacht. Deze notities zijn niet zichtbaar voor de klant, maar alleen in de werkorder pagina zelf. Daarnaast werken deze zoals de normale notities.

Notitie: Je kunt maar één belangrijke notitie en één parkeerlocatie toevoegen aan een WO. Als deze al was toegevoegd, dan zijn deze velden hier al ingevuld.

Nadat uw keuze is gemaakt, klikt u op 'Verzenden' zodat de communicatie zichtbaar is op de tablet die aan de klant is gepresenteerd.

Er verschijnt een pop-up op uw scherm. U kunt op de knop klikken die wordt aangegeven door de rode pijl om dezelfde Desk communicatie in een nieuw tabblad te openen, zodat u precies kunt zien wat de klant op de tablet ziet. De communicatie is read-only.

Desk check-in beantwoorden

Zodra de communicatie naar de balie tablet is verzonden, kan de klant de afspraakinformatie van de desk check-in/uit controleren.

Desk check-in kan je versturen in alle statussen van de afspraak.

Desk check-uit kan je alleen versturen op de statussen Auto gereed of Kwaliteitscontrole.

Klant kan alleen goedkeuren of weigeren als het item niet gerepareerd is of het geen Desk check-out betreft.

Afspraak informatie scherm

De klantinformatie geldt voor het eerste beschikbare contact dat in de WO wordt opgegeven:

1. Bestuurder
2. Eigenaar
3. Contractant
   

Het telefoonnummer wordt getoond in onderstaande volgorde: 

1. Zakelijk telefoon
2. Zakelijk mobiel
3. Privé telefoon
4. Privé mobiel
   

E-mailadres wordt getoond in onderstaande volgorde:

1. Privé e-mail
   
2. Zakelijke e-mail
   

Scherm voor geplande services, noodzakelijke en geadviseerde punten

Klanten kunnen de geplande werkzaamheden wijgeren door op het groene vinkje te klikken. Dan verandert die naar een rode kruisje.

Scherm voor naam, handtekening, totaal bedrag en overeenkomsten

Er moet een naam en een handtekening worden ingevoerd. Als de naam van een berijder is gekoppeld aan de werkorder, wordt deze standaard weergegeven in het naamveld.

Bevestiging bekijken

Na bevestiging wordt Claire op de volgende manieren bijgewerkt:

1. Afspraak-status wordt bijgewerkt naar Auto in werkplaats
2. Er verschijnt een nieuw log op de afspraak
   
3. Naam van de eigenaar/bestuurder/contractant wordt blauw gemarkeerd

Op de afspraak detail pagina zal de geweigerde interventie de notitie 'VERWIJDERD door klant' hebben, zoals weergegeven in de onderstaande afbeelding:

In het desk communicatie logboek is een nieuw tabblad zichtbaar met alle informatie die is goedgekeurd en verstrekt door de klant:

In het klantcommunicatielogboek worden prijzen weergegeven als 0,00 euro als ze niet zichtbaar waren op de balietablet.

Let op: Prijzen zijn niet zichtbaar op de balietablet als:

1. De instelling voor uw locatie is geconfigureerd om prijzen voor DMS-interventies te verbergen.
2. De instelling voor klantcommunicatie is om de prijs van interventies te verbergen voor een afspraak die verband houdt met een leasemaatschappij.

Op de afsprakenlijst pagina wordt, zodra de balie is ingecheckt, het veld voor de naam van de eigenaar/bestuurder/aannemer blauw gemarkeerd.

• Related Articles

• Balie check-uit

  Als onderdeel van de Klantcommunicatie module, biedt de check-uit tool klanten de mogelijkheid om gerepareerd werk te ondertekenen wanneer ze hun auto ophalen. Het is alleen mogelijk om de balie check-uit te gebruiken als de werkorder de status Auto ...

• Desk Check-out

  As a part of the Desk communication, the check-out tool gives customers the opportunity to sign off repaired work when they pick up their car. It is only possible to use the desk check-out when the workorder is in the status Car Ready or Quality ...

• Desk check-in

  The Desk communication tool gives customers the opportunity to approve the agreed work. It accomplishes this by giving you the option to share the data about an appointment digitally to a paired tablet that was handed to your customer. Therefore ...

• Online Check-in services en opmerkingen omzetten in interventies

  Met deze functie kan de receptionist een online check-in service en/of opmerking omzetten naar interventies. Dit maakt het voor de monteur duidelijk dat deze extra service moet worden voltooid. Activeren Stap 1 Navigeer naar Check-in Services in de ...

• Claire's Check-in kiosk

  Met de Check-in kiosk kan de klant nu zelf snel en moeiteloos inchecken, een sleutellabel pakken en dit aan de autosleutel bevestigen. Vervolgens kan de klant de autosleutel bij de balie overhandigen. Hoe werkt de kiosk? Het beginscherm informeert de ...