Autoflex - Best Practice
Best practice voor Autoflex
Werkorder aanmaken in Autoflex
Stap 1: Maak een werkorder aan in Autoflex door op de + knop te klikken:
Stap 2: Voer in het tab Algemeen de volgende gegevens in:
- Naam
- Kenteken
- Chassisnummer
- Korte omschrijving
- Planning start/gereed op
Stap 3: Ga daarna naar het tab Invoer om verrichtingen toe te voegen:
Hiervoor heb je twee opties:
- Klik daar op de + knop voor het handmatig aanmaken van een verrichting:
Voeg informatie over verichting toe en klik het groene vink icoon om op te slaan. - Klik op het boek icoon om een receptuur toe te voegen (kant en klaar recept met onderdelen, arbeid en tekstregels):
Selecteer hier een receptuur door op het recept te klikken. Klik daarna op het groene vink icoon om deze toe te voegen aan de werkorder.
Stap 4: Terug in de werkorder, klik rechtsbovenin op het groene vink icoon om de werkorder op te slaan en te importeren in Claire.
Klik daarna op de pijl terug om naar de werkorderlijst in Autoflex te gaan.
De werkorder in Claire
De werkorder importeerd met de volgende status in Claire:
Nieuwe afspraak: Deze afspraak staat gepland voor vandaag. Er is nog niet gewerkt aan de auto en de sleutel is nog niet aanwezig. |
Klant komt de auto brengen
Stap 1. Zoek het kenteken via de zoekbalk, open de werkorder en neem deze met de klant door. Heeft de klant nog extra opmerkingen, noteer deze eerst in Claire via het plusje bij de werkomschrijving.
Stap 2. Start de desk check-in en laat de klant digitaal tekenen. De auto is nu automatisch binnengemeld in Claire.
Auto binnen: Als de auto is binnen gemeld, verschijnt er een "dakje" boven het auto-icoon in Claire, wat aangeeft dat de auto aanwezig is. De monteur kan nu de auto controleren. |
In Autoflex is het ook mogelijk om de auto binnen te melden:
- Open de werkorder en klik in het tab Algemeen op het oranjegarage icoon
- Daarna wordt dit icoon groen en wordt de auto binnengemeld in Claire
De monteur begint met controle van het voertuig
Controle gestart: De monteur is gestart met het controleren van het voertuig. | |
Controle gereed: De monteur heeft alle nodige checklijsten ingevuld. De chef werkplaats beoordeeld deze controles en voegt eventueel ontbrekende informatie toe. Hierna zet de chef werkplaats de werkorder op 'Offerte maken' als er een offerte gemaakt moet worden voor meerwerk Of hij klikt op 'Klant akkoord' als er geen meerwerk uit de controle gekomen is. |
De offerte kan gemaakt worden
Offerte maken: |
Stap 1. Open de werkorder en bekijk welk extra werk de monteur gevonden heeft.
Stap 2. Voeg de extra interventies, pakketten en uren toe in DMS. Deze worden vervolgens zichtbaar in de werkomschrijving in Claire.
Stap 3. Verbind daarna de constatering van de monteur aan de nieuwe interventie.
De tekst en foto's van de monteur zijn nu toegevoegd aan de nieuwe interventie. Wanneer een constatering is gekoppeld aan een interventie, wordt deze automatisch naar onderen verplaatst in de werkomschrijving. Aan het advies- of noodzakelijk icoon kun je zien dat er een item aan de interventie is verbonden.
Stap 4. Zet de werkorder in status 'Offerte gereed'.
Offerte gereed: |
Stap 1. Bekijk de werkorder in DMS en maak deze compleet.
Stap 2. Voeg je nieuwe interventies toe? Dan worden deze vervolgens zichtbaar in de werkomschrijving in Claire.
Stap 3. Verbind daarna de constatering van de monteur aan de nieuwe interventie.
De tekst en foto's van de monteur zijn nu toegevoegd aan de nieuwe interventie. Wanneer een constatering is gekoppeld aan een interventie, wordt deze automatisch naar onderen verplaatst in de werkomschrijving. Aan het advies- of noodzakelijk icoon kun je zien dat er een item aan de interventie is verbonden.
Neem contact op met de klant voor akkoord.
Contact opnemen: |
Stap 1. Klik op contact opnemen om aan te geven dat jij deze werkorder oppakt en contact opneemt met de klant.
Stap 2. Bel de klant / doe de ROB aanvraag.
Stap 3. Geef in de werkomschrijving aan door middel van het vinkje of kruisje aan met welke interventies de klant wel of niet akkoord gaat.
Stap 4. Zet de werkorder in status 'Klant akkoord'.
Klant akkoord: De klant is akkoord met de offerte. De monteur weet nu wat er gerepareerd mag worden van de extra gevonden werkzaamheden. |
Stap 1. Kijk of er onderdelen klaargelegd of besteld moeten worden.
Stap 2. Zet het juiste winkelwagentje aan zodat het magazijn weet dat ze de onderdelen moeten klaarleggen of bestellen.
De monteur voert de werkzaamheden uit
Auto gereed: De monteur heeft de werkzaamheden uitgevoerd, de auto is klaar. | |
Kwaliteitscontrole: De chef heeft een kwaliteitscontrole uitgevoerd. |
De werkorder kan nu gefactureerd worden
Stap 1. Open de werkorder in Claire.
Stap 2. Open de werkorder in DMS.
Stap 3. Kijk in Claire wat er uitgevoerd is en factureer de werkorder.
Stap 4. Zet het dollar icoontje aan om aan te geven dat deze werkorder gefactureerd is.
Teruggave van de auto aan de klant
Stap 1. Geef de sleutel mee met de klant.
Stap 2. Meld de auto buiten in Claire. Zo weet iedereen dat de auto niet meer aanwezig is.
In Autoflex is het ook weer mogelijk om de auto buiten te melden:
- Open de werkorder en klik in het tab Algemeen op het groene garage icoon
- Daarna wordt dit icoon oranje en wordt de auto buitengemeld in Claire
Overige belangrijke informatie
Extra info: Er is om meer informatie gevraagd aan de monteur door een serviceadviseur, het magazijn of door de chef. De werkorder wordt hiermee opnieuw geopend en maakt het mogelijk om extra dingen vast te leggen door de monteur. Bijvoorbeeld: Er moet een aanvullende diagnose gedaan worden, er is iets niet duidelijk voor de receptie of er missen nog foto's. | |
Garantie: Deze werkzaamheden vallen onder garantie. | |
Recall: Deze werkzaamheden vallen onder een terugroepactie. |
Werkwijze voor vervolgafspraken
Situatie 1: de bestaande werkorder wordt doorgepland.
- Notitie plaatsen en zichtbaar maken voor de monteur, zodat hij op de hoogte is dat de werkorder niet volledig gereed gemeld hoeft te worden.
- Afspraakdatum in Autoflex aanpassen naar de nieuwe datum.
- Open de werkorder in Autoflex en klik op het pen icoon om de datum te bewerken:
- Als de auto wordt opgehaald door de klant de auto buiten melden in Claire. Dit zorgt er voor dat de auto niet elke dag mee loopt in Claire, maar pas op de datum van de vervolgafspraak in het dashboard terecht komt.
Situatie 2: bestaande werkorder wordt afgesloten en er wordt een nieuwe werkorder aangemaakt voor de vervolgreparatie.
- Notitie plaatsen en zichtbaar maken voor de monteur zodat hij op de hoogte is dat er voor bepaalde werkzaamheden een vervolgafspraak ingepland is op een nieuwe werkorder.
- De monteur rond de werkzaamheden volledig af in Claire
- De serviceadviseur maakt een nieuwe werkorder aan voor de vervolgreparatie en deze komt gewoon in Claire op de dag van de afspraak.
Related Articles
Backorder functie - Best practice
Wat houdt de Backorder functie in? Wanneer een onderdeel is besteld maar niet op voorraad is, valt deze onder Backorder. Nu heeft de receptie de mogelijkheid om een werkorder in Backorder te plaatsen, waardoor deze wordt verplaatst op de ...Notitie Offerte maken instellen
In Claire is het mogelijk om in bepaalde gevallen de status van de werkorder terug te zetten naar offerte gereed. Dit is bijvoorbeeld nodig wanneer de leasemaatschappij zijn aanvraag voor andere onderdelen wijzigt, maar de WO al is doorgegeven aan ...Notitie Offerte maken instellen (V8)
In Claire is het mogelijk om in bepaalde gevallen de status van de werkorder terug te zetten naar offerte gereed. Dit is bijvoorbeeld nodig wanneer de leasemaatschappij zijn aanvraag voor andere onderdelen wijzigt, maar de WO al is doorgegeven aan ...Check gereed - Best practice
Check gereed zonder gevonden items Je kunt deze status herkennen aan het volgende icoon: Werkorder wordt gepland op de afspraak datum: Controlelijsten worden uitgevoerd op de tablet, maar er worden geen items gevonden. De werkzaamheden kunnen gereed ...Snoozed items - Best practice
Het doel van de snoozed items functie zijn de interventies die we nu hebben geconstateerd, maar nog niet mochten uitvoeren wegens bijvoorbeeld geen akkoord van de klant, of het was nog niet aan vervanging toe. Het snoozen van items en het creëren van ...