Online check-in

Online check-in

Als onderdeel van de Klantcommunicatie module biedt de Online check-in tool  klanten de mogelijkheid om, voorafgaand aan hun afspraak, het overeengekomen werk aan te passen. Bovendien krijgt de klant automatisch extra services of acties aangeboden, afhankelijk van het automerk. Als de klant de auto komt inchecken, hoeft hij u alleen de autosleutel te overhandigen.  

Het gebruik van de Online check-in

Stap 1

Configureer het online inchecken voor uw locatie:

  1. Voor de activatie neem contact op met Claire via support@claireit.eu
  2. E-mail instellingen templates
  3. Voeg de services toe
  4. Algemene voorwaarden en Privacybeleid
  5. Stel het aantal dagen in voor de e-mail herinnering
Stap 2
Standaard ontvangen klanten 3 dagen vóór de afspraak een e-mail of SMS (afhankelijk van het voorkeurskanaal welke is geselecteerd door uw klant) met uw sjabloon met een link naar de online check-in webpagina met de volgende informatie:

Afspraak details
- Details over uw afspraak
Details over auto
Details over klant
Geplande services
- Lijst van items
- Opmerkingen
- Prijs
Optionele services
- Lijst met aangeboden diensten (Carwash, binnenreiniging, etc.)
- Beschrijving van de items
- Prijs
- URL-link (indien toegevoegd)
- Optie om het te accepteren of niet, vergelijkbaar met een boodschappenlijst of verzoek om gecontacteerd te worden.
Klant Opmerkingen
- Onderwerp
- Omschrijving
- Bestanden

Op de welkomstpagina kan de klant zijn voorkeur ingeven voor communicatie via SMS of e-mail en zijn e-mailadres en/of telefoonnummer bijwerken. Indien deze zijn bijgewerkt zijn deze gegevens zichtbaar op de afspraakdetailpagina.  Het voorkeurskanaal voor communicatie zal worden bijgewerkt bij de klantinformatie in Claire. 

In dit stadium kunnen klanten de afspraak en de geplande interventies vooraf bekijken. Ze hebben de mogelijkheid om 1 of meer diensten te bestellen. Ten slotte kunnen ze opmerkingen delen over problemen met de auto. Voordat klanten de bestelling bevestigen, moeten ze de verplichte online check-in-overeenkomsten accepteren.

Slechts één ontvanger ontvangt de e-mail, ofwel:  
1. Bestuurder
2. Eigenaar
3. Contractant
E-mail wordt verstuurd naar de eerstvolgende met een beschikbaar e-mailadres in de bovenstaande volgorde.


1. Online check-in wordt nu pas exact N dagen voorafgaand aan de afspraak verzonden. (Dus als je 3 dagen definieert in de locatie-instellingen en morgen of overmorgen een afspraak maakt, wordt de online check-in niet verzonden)


2. Online check-in wordt verzonden tussen 19:00 en 21:00 uur. (Dus als je 3 dagen eerder hebt gedefinieerd en binnen 3 dagen een afspraak hebt gemaakt, moet je tot 19:00 uur wachten om de e-mails te versturen)



Stap 3

Als de klant een keuze heeft gemaakt, ziet u een bepaald nieuw pictogram op de afsprakenlijst. 

Door op te klikken, wordt de afspraak detail pagina geopend.  De nieuwe regels boven de interventies tonen klant keuzes en eventuele toegevoegde opmerkingen of afbeeldingen.




Het antwoord van de klant is altijd automatisch zichtbaar in Claire, u kunt deze bekijken in de status voortgangsbalk of in de klant 

Stap 4

Standaard wordt elk item welke nog niet afgehandeld is geïdentificeerd met het volgende pictogram Voor afgehandelde items ziet u het volgende pictogram 


For locations connected to CDK API, items from the online check-in tool will be converted to interventions in Claire and synchronized to the DMS via the CDK API after receptionist click's on the check-in item and then clicks convert to intervention. Remark can also be converted after being confirmed in the following modal: 


Stap 5

Zodra alle items van de afspraak in behandeling zijn genomen, wordt de afspraak alleen op de geplande datum weergegeven met de volgende icoon 


    • Related Articles

    • Introductie van de online check-in tool

      Doel Als onderdeel van de Klantcommunicatie module biedt de online check-in tool klanten de mogelijkheid om, voorafgaand aan hun afspraak, het overeengekomen werk goed te keuren. Bovendien krijgt de klant automatisch extra activiteiten of acties ...
    • Introduction to the Online Check-in tool

      Purpose As part of the Customer Communication module,  the Online Check-in tool gives customers the opportunity, prior to their appointment, to approve the agreed work. Moreover, the customer will be automatically offered additional activities or ...
    • Using Online Check-in

      As part of the Customer Communication module, the Online Check-in tool gives customers the opportunity, prior to their appointment, to review the agreed work. Moreover, the customer will be offered additional activities. Optionally you can have ...
    • Changing maximum range of days prior set for the Check-in tool

      Purpose As a part of the Customer Communication module, the Online Check-in tool gives customers the opportunity to review the agreed work prior to their appointments. This article will explain how to set the maximum range of days prior to ...
    • Services configureren in online check-in-communicatie

      Als onderdeel van de module Klantcommunicatie biedt de online check-in tool klanten de mogelijkheid om het afgesproken werk te herzien en aanvullende diensten te selecteren voorafgaand aan hun afspraken. In dit artikel wordt uitgelegd hoe u services ...